La ville de Val-de-Reuil a mis en place un système de transfert de fichier pour les agents et les partenaires de la ville. L’utilisation de ce système de transfert est soumise aux présentes conditions d’utilisations.
Les présentes conditions d’utilisations ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la ville de Val-de-Reuil met à la disposition de ses agents et partenaires (les utilisateurs) le système de transfert mais également de définir la manière dont les agents et partenaires doivent utiliser ce service.
I) Fonctionnalités :
Le service permet aux utilisateurs de transférer des fichiers de manière simple et rapide. En toute sécurité l’utilisateur peut déposer un fichier sur le service de transfert.
Plusieurs options permettent des fonctions adaptées aux besoins de l’utilisateur.
L’option « téléchargement unique » entraine la suppression du fichier après son téléchargement par le destinataire. Le lien sera donc indisponible après le téléchargement.
Il est vivement recommandé de définir un mot de passe avec l’option afférente à chaque utilisation du système de transfert. Seule l’utilisation d’un mot de passe sécurisé peut garantir un accès au fichier limité au destinataire (pour définir un mot de passe sécurisé, voir les recommandations de la CNIL : les conseils de la cnil pour un bon mot de passe)
Le système de transfert prévoit également la possibilité de définir une limite de temps. Les trois limites disponibles sont « une heure », « une journée » et « une semaine ». Les utilisateurs sont invités à définir une limite adaptée. Dans la mesure du possible, l’utilisation de la limite la plus courte dans le temps est recommandée.
Il est possible d’envoyer le lien de téléchargement par courriel, via un message prédéfini sur Outlook. Il est également possible d’obtenir un lien de téléchargement direct à envoyer à l’utilisateur. Enfin, un lien de suppression du fichier est disponible.
II) Traitement de données à caractère personnel :
L’utilisation du système de transfert peut impliquer une opération de traitement de données à caractère personnelle.
C’est pourquoi l’utilisation du système de transfert ne peut se faire que dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016.
Pour rappel, selon le RGPD, une donnée personnelle est définie comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Un traitement de données à caractère personnelle est définit comme l’ensemble des opérations portant sur une donnée personnelle comme une collecte, un enregistrement, une conservation, une adaptation, une modification ou une communication.
L’utilisateur doit notamment :
- Transférer uniquement des données personnelles lorsque cela apparait nécessaire au regard de ses attributions.
- Ne divulguer des données personnelles qu’aux personnes dûment autorisées, en raison de leurs caractéristiques ou leurs fonctions, à en recevoir la communication, qu’il s’agisse de personnes privées, publiques, physiques ou morales.
- Prendre toutes les mesures conformes aux usages à l’état de l’art afin d’éviter le partage et l’utilisation détournée ou frauduleuse de ces données.
Le destinataire doit :
- Ne pas utiliser ces données pour une autre fin que celles prévues par ses attributions.
- Ne pas divulguer les données auxquelles il a accès dans le cadre de l’utilisation du service.
- Conserver les données de manière limitée dans le temps et prévoir une durée de conservation raisonnable et limiter dans le temps.
- Prendre toutes les précautions conformes aux usages et à l’état de l’art pour préserver la sécurité de ces données.
III) Mentions légales :
Toute violation des présentes conditions d’utilisation peut amener à des sanctions et des poursuites, conformément à la réglementation en vigueur.
Dans le respect du règlement général sur la protection des données, la ville de Val-de-Reuil, représentée par son maire est amené à traiter des données à caractère personnel. Ce traitement est effectué de manière conforme au RGPD. Toutefois vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données.
Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter notre déléguée à la protection des données à l’adresse suivante : contact@valdereuil.fr
Si vous estimez, après nous avoir contacté, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.
